#SIP CBIS DAN EVOLUSINYA

C. CBIS dan Evolusinya

1. CBIS

Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan. Istilah-istilah yang terkait dengan CBIS adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

a. Komponen-Komponen CBIS

Menurut Goel (2010) komponen CBIS terdiri dari :

1) Hardware

Perangkat komputer seperti keyboard, monitor, processor, dan printer, digunakan untuk menampilkan input, proses, dan aktivitas output.

2) Software

Program komputer yang memerintahkan operasi komputer.

3) Database

Sekumpulan koleksi data yang terdiri dari dua atau lebih data yang saling berhubungan.

4) People

Adalah yang bekerja dengan computer based information system. Orang adalah elemen yang paling penting dalam computer based information system.

5) Procedures

Strategi, kebijakan, metode, dan aturan untuk menggunakan computer based information system.

6) Telecommunication, network, and internet

Telecommunication dan network digunakan untuk menghubungkan komputer dan perangkat komputer di gedung, kota, daerah, atau sebrang dunia untuk memungkinkan terjadinya komunikasi elektronik. Internet adalah jaringan komputer terbesar di dunia, yang merupakan interkoneksi jaringan.

Gambar 3.1. Computer Base Information System (CBIS)

b. Fungsi CBIS

1) Mengahasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya

2) Menambah penghasilan (dalam perusahan berbasis ekonomi)

3) Menghemat waktu (time saving), biaya (cost saving) dan tenaga

4) Peningkatan efektivitas, pengembangan teknologi, dan pengembangan personel

5) Meningkatkan kreativitas.

6) Sumber data

2. Evolusi

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu:

a. Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan key driven book keeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

b. Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

c. Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

d. Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – OA)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

e. Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases system).

a. EDP

Pemrosesan data elektronik (disingkat PDE) (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh, pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll.

Tugas EDP

· Hardware: merakit, troubleshoot, minta penawaran harga, beli peripheral.

· Software: instal, maintenance, dan update.

· Jaringan: merancang, memasang kabel, bikin server, pasang koneksi internet, maintenance jaringan intranet/internet dan server.

· Sistem Informasi: menganalisa sistem, bikin situs, hosting, admin web, milis, editorial Internet.

· Kebijakan Pengembangan: merancang program pengembangan, presentasi, survei.

· Pengembangan SDM: memberi pelatihan, bikin panduan.

· Administrasi: laporan pertanggung jawaban, operator web.

Gambar 3. 2. Model Data untuk Server Database Repositori EDP

b. SIM

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah.

Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA (Sistem Informasi Akutansi) dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

Adapun fungsi dari sistem informasi manajemen, yaitu sebagai berikut :

1) Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

2) Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3) Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4) Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5) Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6) Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

7) Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

8) Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

Gambar 3. 3. Model Sistem Informasi Manajemen

c. Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:

· Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.

· Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

· Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

· Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Gambar 3. 4. Model Otomatisasi Kantor

d. Expert System (Sistem Pakar)

Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Sistem pakar adalah program komputer yang mensimulasikan penilaian dan perilaku manusia atau organisasi yang memiliki pengetahuan dan pengalaman ahli dalam bidang tertentu. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.

Dengan system pakar, permasalahan yang seharusnya hanya bisa diselesaikan oleh para pakar/ahli, dapat diselesaikan oleh orang biasa/awam. Sedangkan, untuk para ahli, sistem pakar juga akan membantu aktivitas mereka sebagai asisten yang seolah-olah sudah mempunyai banyak pengalaman.