B. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Sistem Pendukung Keputusn (SPK)
1. Definisi Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
a. Definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi
manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal
suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan
prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.
Sistem
informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena
SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada
aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya
digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian
dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia,
misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem
informasi eksekutif.
SIM
merupakan kumpulan dari sistem informasi:
· Sistem informasi akuntansi (accounting information systems),
menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
· Sistem informasi akademik (academic information systems),
menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu
akademi/sekolah/perguruan.
· Sistem informasi pemasaran (marketing information systems),
menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan
pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang
berhubungan dengan pemasaran.
· Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management
information systems).
· Sistem informasi personalia (personal information systems).
· Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
· Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
· Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
· Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information
systems).
· Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and
development information systems).
· Sistem informasi analisis perangkat lunak (software analysis
information systems).
· Sistem informasi teknik (engineering information systems).
· Sistem informasi rumah sakit (Hospital information systems).
Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua
yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non
formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma
organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam
organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab
yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi.
Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi
melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam
kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).
Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan
keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan
organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem
terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama
seluruh organisasi.
1. Struktur
sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen
Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas
tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan
stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional
menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu
dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian
operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan
pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam
pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui
atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil
(Gordon,1999)
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer
bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan
pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian
operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen
memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan
adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana
suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak
mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu
yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran
yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
2. Struktur
sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi
Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem
yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi.
subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu
organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan
akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi
untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan
pengendalian strategi.
3. Struktur sistem
informasi manajemen secara konseptual dan fisik
Struktur sistem
informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural
yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan
mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
a) Struktur
Konseptual
SIM
didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing
dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi,
dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem
informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.
b) Struktur
Fisik
Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk
subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa
aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada
struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah,
tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup
besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai
dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu
sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan
mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik
juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian
pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain
modul umum.
Untuk
dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM, digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya
berhubungan :
1. SIM
berdasarkan elemen-elemen operasi
2. SIM
sebagai pendukung keputusan
3. SIM
berdasarkan aktifitas/kegiatan manaajeman
4. SIM
berdasarkan fungsi organisasi
b.
Definisi Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
Sistem pendukung keputusan adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang
ditujukan untuk membantu mengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model
tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur. Istilah
SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses
pengambilan keputusan.
Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi
informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang
spesifik.
Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang
berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan,
berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat
tidak biasa.
Tahapan SPK:
·
Definisi masalah
·
Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan
· Pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik
maupun tulisan
· Menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase)
Tujuan dari
SPK:
·
Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktu
·
Mendukung manajer dalam mengambil keputusan suatu masalah
·
Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan
Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti
Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.
2.
Konsep SIM & SPK
a.
Konsep SIM
Konsep
SIM (Sistem Informasi Manajemen) tidak lepas dari hal hal yang berhubungan
dengan informasi, sistem, pengorganisasian, manusia, dan pengambilan keputusan.
Masing masing hal tersebut saling terkait satu sama lain.
b.
Konsep SPK
Konsep Sistem pendukung keputusan (SPK) mulai dikembangkan
pada tahun 1960-an, tetapi istilah sistem pendukung keputusan itu sendiri baru
muncul pada tahun 1971, yang diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Micheal S.
Scott Morton, keduanya adalah profesor di MIT. Hal itu mereka lakukan dengan
tujuan untuk menciptakan kerangka kerja guna mengarahkan aplikasi komputer
kepada pengambilan keputusan manajemen.
Sementara
itu, perintis sistem pendukung keputusan yang lain dari MIT, yaitu Peter G.W.
Keen bekerja sama dengan Scott Morton telah mendefenisikan tiga tujuan yang
harus dicapai oleh sistem pendukung keputusan, yaitu :
1) Sistem
harus dapat membantu manajer dalam membuat keputusan guna memecahkan masalah
semi terstruktur.
2) Sistem
harus dapat mendukung manajer, bukan mencoba menggantikannya.
3) Sistem
harus dapat meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer.
Tujuan-tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar sistem
pendukung keputusan (Kadarsah, 1998), yaitu :
1) Struktur
Masalah
Untuk masalah yang terstruktur,
penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai,
sedangkan untuk masalah terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara itu,
sistem pendukung keputusan dikembangkan khusus untuk menyelesaikan masalah yang
semi terstruktur.
2) Dukungan
Keputusan
Sistem pendukung keputusan tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer,
karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada di
bagian tidak terstruktur untuk memberikan penilaian dan melakukan analisis.
Manajer
dan komputer bekerja sama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur.
3) Efektivitas
Keputusan
Tujuan
utama dari sistem pendukung keputusan bukanlah mempersingkat waktu pengambilan
keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik.
3.
Model SIM & SPK
a.
Model SIM
Berikut ini
beberpa model dari SIM (Sistem Informasi Manajemen):
1) Sistem informasi manajemen akuntansi - Semua level manajer
akuntansi berbagi semua laporan akuntansi.
2) Sistem informasi manajemen keuangan - Memberikan informasi
keuangan kepada semua manajer keuangan dalam sebuah organisasi termasuk kepala
keuangan. Kepala petugas keuangan. Petugas keuangan utama menganalisis
aktivitas keuangan historis dan terkini.
3) Sistem informasi manajemen manufaktur - Lebih dari sekedar area
fungsional kemajuan besar dalam teknologi telah mempengaruhi operasi, akibatnya
operasi manufaktur telah berubah. Misalnya, persediaan disediakan tepat waktu
sehingga sejumlah besar uang tidak dihabiskan untuk persediaan besar
pergudangan dalam beberapa contoh bahan baku bahkan dijual di mobil beban
kereta yang menunggu dikirim langsung ke pabrik sehingga tidak perlu
pergudangan.
4) Sistem informasi manajemen pemasaran - Sistem informasi
manajemen pemasaran mendukung aktivitas manajerial di bidang pengembangan produk,
distribusi, keputusan penetapan harga, efektivitas promosi dan peramalan
penjualan lebih banyak daripada area fungsional lainnya.
5) Sistem informasi manajemen sumber daya
manusia -
Berkepentingan dengan aktivitas pekerja, manajer dan individu lain yang
dipekerjakan oleh organisasi karena fungsi personel berhubungan dengan semua
bidang lain dalam bisnis sistem informasi manajemen sumber daya manusia
merupakan peran yang sangat berharga dalam memastikan sistem organisasi
termasuk pekerjaan, analisis dan perencanaan, perekrutan, pelatihan, dan tugas
kerja.
6) Struktur sistem informasi manajemen - Sistem informasi
manajemen telah dijelaskan dalam hal dukungan untuk kegiatan manajemen
pengambilan keputusan dan fungsi organisasi.
7) Struktur konseptual - Struktur konseptual
sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai federasi subsistem fungsional
yang masing-masing terbagi menjadi empat komponen pengolahan informasi utama
pengolahan transaksi, pengendalian informasi sistem pendukung operasional, sistem
informasi kontrol manajerial, sistem informasi pengendalian manajerial. dan
sistem informasi perencanaan strategis yang memiliki beberapa file data unik
yang hanya digunakan oleh sub sistem tersebut.
8) Struktur fisik - Struktur fisik sistem
informasi manajemen akan identik dengan struktur konseptual dari semua aplikasi
yang terdiri dari program yang benar-benar terpisah yang hanya menggunakan satu
fungsi tapi ini sering tidak terjadi.
b.
Model SPK
Berikut ini beberapa model dari SPK (Sistem Penunjang Keputusan):
1) Model Iconic adalah sebuah replica (tiruan nyata) secara fisik dari sistem dan
biasanya berdasarkan pada skala yang lebih kecil dari aslinya.
2) Model
Analog - Model ini tidak mirip sistem aslinya, tetapi berkarakteristik seperti
aslinya. Model ini lebib abstrak daripada model sebelumnya dan dianggap
sebagai penyajian secara simbolik dari suatu realitas.
3) Model
matematika (kuantitatif) - Makin besar problem yang dihadapi, maka makin
kompleks solusi yang dapat ditemukan, namun, kadang-kadang kompleksitas dari
relasi dalam sistem organisasi tidak dapat dipresentasikan dengan icon atau
analog.
4) Model
statis - Digunakan bila jangka waktu variable dianggap konstan dan interelasi
unsur-unsur model dinyatakan sebagai persamaan yang tidak berubah dengan waktu.
5) Model
dinamis - Menempatkan waktu sebagai variable bebas, sehingga model jenis ini
menggambarkan dinamika suatu sistem sebagai fungsi dari waktu.
4.
Peranan SIM & SPK dalam Memecahkan
Masalah di Bidang Psikologi
Aspek psikologis dalam perkembangan Organisasi berbasis
Sistem Informasi Psikologi didefinisikan sebagai kajian ilmiah tentang tingkah
laku dalam proses mental organisasi. Aspek psikologi sebenarnya lebih mengarah
kepada manusia sebagai pengguna sistem informasi yang ada. Informasi disini
saya ambil contoh tentang penggunaan komputer beserta aplikasinya dalam bidang
psikologi itu sendiri. Salah satu contohnya yaitu pengguna komputer dalam
pembuatan software-software untuk bidang psikologi.
SPK dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan
masalah, karena SPK disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan khusus manajer.
Istilah sistem pendukung keputusan (Decision Support Sistem) digunakan untuk
mendeskripsikan sistem yang dirancang membantu manajer memecahkan masalah
tertentu. Ide dasarnya adalah agar manajer dan computer dapat bekerja sama
untuk memecahkan masalah. Pemecahan masalah diperoleh melalui tahapan-tahapan
dasar dan menggunakan kerangka berfikir yang umum sebagaimana berlaku dibanyak perusahaan.
Dengan mengikuti pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah, manajer melihat
sistem secara keseluruhan.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar